1. Wie wij zijn

Deze privacyverklaring geldt voor Grip op IT en de merken Grip op DMARC (gripopdmarc.nl) en Grip op Exchange (gripopexchange.nl). Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Naam

Grip op IT

Adres

Rijsdijk 168, 4871 JM Etten-Leur

KvK-nummer

85428965

E-mail

info@gripopit.nl

2. Welke gegevens we verwerken

• Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer, als u contact met ons opneemt of klant wordt.
• De inhoud van uw bericht: wat u ons schrijft via e-mail, telefoon of het contactformulier.
• Klant- en factuurgegevens: contactpersonen, adres, btw-nummer, afspraken en facturen.
• Supportgegevens: meldingen, storingen en de communicatie daarover.
• Gegevens uit de gratis DMARC- of Exchange-check: de domeinnaam of servernaam die u invoert. Dit zijn openbare DNS- en servergegevens; we koppelen die alleen aan u als u ons daarna zelf benadert.

We vragen nooit om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of religie.

3. Waarom en op welke grondslag

We sturen geen nieuwsbrieven of reclame zonder dat u daar uitdrukkelijk om heeft gevraagd.

4. Gegevens in de omgeving van klanten

Als we de IT-omgeving van een klant beheren, kunnen we toegang hebben tot gegevens van die klant en diens medewerkers, zoals mailboxen, bestanden, gebruikersaccounts en logbestanden. Ook DMARC-rapporten die we voor Grip op DMARC verwerken, bevatten IP-adressen van mailservers.

Voor die gegevens is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. We verwerken ze alleen in opdracht van de klant en voor zover nodig voor onze dienstverlening. De afspraken daarover leggen we vast in een verwerkersovereenkomst met elke klant.

5. Deze website, cookies en lokale opslag

Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen analyse- of advertentietrackers. Het lettertype staat op onze eigen server, dus uw browser maakt geen verbinding met Google of andere partijen.

We onthouden alleen uw taalkeuze (Nederlands of Engels) in de lokale opslag van uw browser. Die keuze blijft op uw apparaat en wordt niet naar ons verstuurd. U wist haar door de websitegegevens in uw browser te verwijderen.

Het contactformulier verstuurt zelf niets. Het zet uw bericht klaar in uw eigen e-mailprogramma; pas als u die e-mail verstuurt, ontvangen wij uw gegevens.

Onze webserver houdt technische logbestanden bij met onder meer IP-adressen, om storingen en misbruik op te sporen. Die logs bewaren we maximaal 30 dagen.

6. Met wie we gegevens delen

We verkopen uw gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om onze diensten te leveren, zoals onze hosting- en e-mailprovider, onze boekhoudsoftware en leveranciers van licenties die u via ons afneemt. Met die partijen maken we afspraken over beveiliging en geheimhouding.

We verwerken uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte. Als een leverancier toch gegevens buiten de EER verwerkt, doen we dat alleen met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

We verstrekken gegevens aan instanties zoals de Belastingdienst als de wet ons daartoe verplicht.

7. Hoe lang we gegevens bewaren

8. Beveiliging

Beveiliging is ons vak, en dat passen we ook op onze eigen systemen toe. We gebruiken onder meer versleutelde verbindingen, tweestapsverificatie voor alle beheeraccounts, toegang op basis van noodzaak, regelmatige updates en versleutelde back-ups. Ontdekt u toch een kwetsbaarheid of vermoedt u een datalek? Meld het via info@gripopit.nl.

9. Uw rechten

U kunt ons vragen om:

• uw gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te corrigeren;
• uw gegevens te verwijderen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken;
• uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat aan u of een ander over te dragen.

Stuur uw verzoek naar info@gripopit.nl. We reageren binnen één maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we u vragen uw identiteit te bevestigen; stuur ons daarvoor nooit een kopie van uw paspoort zonder dat we erom vragen.

Bent u niet tevreden over hoe we met uw gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze diensten of de wet veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij belangrijke wijzigingen informeren we onze klanten actief.

1. Who we are

This privacy statement applies to Grip op IT and its brands Grip op DMARC (gripopdmarc.nl) and Grip op Exchange (gripopexchange.nl). We are the data controller for the personal data described here.

Name

Grip op IT

Address

Rijsdijk 168, 4871 JM Etten-Leur, the Netherlands

Chamber of Commerce

85428965

Email

info@gripopit.nl

2. What data we process

• Contact details: name, company, email address and phone number, when you contact us or become a client.
• The content of your message: what you tell us by email, phone or the contact form.
• Client and billing details: contacts, address, VAT number, agreements and invoices.
• Support records: tickets, incidents and related communication.
• Data from the free DMARC or Exchange check: the domain or server name you enter. This is public DNS and server information; we only link it to you if you contact us afterwards.

We never ask for special categories of personal data, such as health or religion.

3. Why, and on what legal basis

We don’t send newsletters or marketing unless you have explicitly asked for them.

4. Data in our clients’ environments

When we manage a client’s IT environment, we may have access to data of that client and its staff, such as mailboxes, files, user accounts and logs. DMARC reports we process for Grip op DMARC also contain mail server IP addresses.

For that data the client is the controller and we are the processor. We only process it on the client’s instructions and as far as our services require. We record these arrangements in a data processing agreement with every client.

5. This website, cookies and local storage

This website sets no cookies and uses no analytics or advertising trackers. The typeface is served from our own server, so your browser doesn’t connect to Google or any other third party.

We only remember your language choice (Dutch or English) in your browser’s local storage. It stays on your device and is never sent to us. You can remove it by clearing this site’s data in your browser.

The contact form doesn’t send anything itself. It prepares your message in your own email app; we only receive your details once you send that email.

Our web server keeps technical logs, including IP addresses, to detect faults and abuse. We keep these logs for at most 30 days.

6. Who we share data with

We never sell your data. We only share it with parties we need to deliver our services, such as our hosting and email provider, our accounting software and vendors of licences you buy through us. We agree security and confidentiality terms with each of them.

We process your data within the European Economic Area. If a supplier does process data outside the EEA, we only allow it with appropriate safeguards, such as the European Commission’s standard contractual clauses.

We provide data to authorities such as the Dutch Tax Administration when the law requires it.

7. How long we keep data

8. Security

Security is our trade, and we apply it to our own systems too. Among other things we use encrypted connections, two-step verification on every admin account, need-to-know access, regular updates and encrypted backups. Found a vulnerability or suspect a data breach? Report it to info@gripopit.nl.

9. Your rights

You can ask us to:

• show you the data we hold about you;
• correct inaccurate data;
• delete your data, unless we’re legally required to keep it;
• restrict or object to its processing;
• transfer your data in a common file format to you or someone else.

Send your request to info@gripopit.nl. We reply within one month. To avoid giving data to the wrong person we may ask you to confirm your identity; never send us a copy of your passport unless we ask for it.

Not happy with how we handle your data? Tell us first and we’ll look for a solution together. You also always have the right to lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority, the Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Changes

We update this statement when our services or the law change. The date at the top shows when that last happened. We actively inform our clients about significant changes.